必ず伝わる説明の技術 前編
はじめに
説明するということはどういうことでしょうか？
実は相手に物事を正しく伝えることだけではありません。
伝えた上で行動してもらうこと。
そこまで出来てはじめて上手な説明と言えるのです。
自分なりに言いたいことを伝えて満足しているようでは
あなたは永遠に説明下手なのでしょう。
今回はそうならないためにも説明のコツを紹介します。
必ず伝わる説明の技術
説明下手の特徴
・しゃべりっぱなし
・感情的
・肩に力が入って固い話し方
・相手を見ていない思いつくまま
これらの喋り方に該当はしませんか？
これらは説明下手の特徴です。
自分の事しか見えていない証拠です。
相手の事を考えてどうしたら相手を行動に移させられるか
を意識していれば上記の喋り方にはなりませんよね？
自己中にならないよう気をつけましょう。
分かりやすい説明ステップ
1.伝えるべき情報をきちんと話す
まずは情報の整理をすることからはじめましょう。
自分の感情、価値観、記憶を整理して
内容自体を吟味し適切な言葉で表現することです。
その際、感情的に思い浮かぶまま並び立ててないこと、
友達言葉や専門用語で話さないことが重要です。
これらを前提に、
準備なしでの上手い説明はほぼ不可能なのです。
2.相手が情報の内容を理解し判断を下す
今度は相手の立場に立つことです。
相手が理解し判断を下すために的確な説明になっているか。
ここで大切なのは不必要な情報をあれこれ追加しないこと。
関係ない情報が入るとかえって耳に入ってこなくなってしまいます。
必要最低限の言葉で表現する必要があります。
3.判断に応じて相手がリアクションをおこす
相手の興味をそそり動かせたなら成功です。
相手が行動を起こしたり、リアクションを見て
自分の説明は効果的だったか知ることができます。
相手の行動を見込めなかったのなら
自分の説明のどこが悪かったのか確認し
次回からのために手を加える必要があります。
短く的確な説明を
情報は増やせば増やすほど混乱を招きます。
伝えたいメッセージを確実に伝えるもっとも重要なポイントは長く話さないこと。
校長先生の話で何一つ記憶に残らないのはそのためです。
利き手が興味のない情報が続くのは避けましょう。
雑談は相手との距離を縮めるのに効果的ですが
報告、プレゼン、スピーチには不向きです。
会話のTPOをわきまえましょう。
エレベーター・ピッチ
説明の練習方法にエレベーター・ピッチというものがあります。
エレベーターに乗っている程度のわずかな時間でアイデアをプレゼンする方法です。
長くても1分程度に話をまとめることです。
聞き手は限られた時間で重要なポイントを聞きたいと思うのでこの練習は効果的です。
数字やデータを正確に話す
間違えたりはしょったりするといい加減な印象を与え与えてしまい
説明そのものもいい加減なものと判断されてしまいます。
数字を使うなら厳密に正確に。
曖昧に使うならいっそ数字は使わないようにするべきです。
信頼感も説明には必要な要素です。
後編へ
後編に続きます。
よければそちらもご覧ください。
